電子帳簿等保存法について

電子帳簿等保存法とは？

各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で、電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく3種類に区分されています。

電子的帳簿等保存

文書保存の負担軽減を図る観点から、各税法で保存が義務づけられている帳簿書類は、システムの説明書等の備付け等の最低限の要件を満たせば、プリントアウトせずに、作成した電子データのまま保存することができます。

国税の納税義務の適正な履行に資する一定の要件を満たした電子帳簿（優良な電子帳簿）の備付け及び保存をすることで、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除（65万円）の適用を受けることができます。

対象となる帳簿は？

自己がコンピュータを使用して作成する帳簿
　（例）仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳　など

※一部の帳簿のみを電子データによって保存することもできます。（例：仕訳帳と総勘定元帳を電子データで保存し、他の帳簿は紙で保存する。）

※作成する過程で一部を手書きで記録するなど、一貫してコンピュータを使用して作成しない帳簿については、この制度の適用を受けられません。

※過少申告加算税の軽減措置の適用を受けるためには、青色申告者が保存しなければならないこととされる仕訳帳、総勘定元帳その他必要な帳簿の全てについて、優良な電子帳簿の要件に従って保存等を行う必要があります。

対象となる書類は？

自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類
　（例）損益計算書、貸借対照表など

自己がコンピュータを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し　
　（例）見積書、請求書、納品書、領収書　などの控え

必要な手続は？

電子保存の開始に当たって、特別な手続は、必要ありません。

令和4年1月1日以後は、事前に税務署長の承認を受ける必要もなく、任意のタイミングで始められます。
ただし、帳簿の電子保存については、原則、課税期間の途中から適用することはできません。

優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置等の適用を受けるためには、所轄税務署長宛、あらかじめ（※）、届出書を提出する必要があります。

（※）軽減措置等の適用を受けようとする国税の法定申告期限までに、その届出書を提出した場合には、あらかじめ、提出があったものと取り扱います。

要件を満たすかどうかの確認

要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。

市販のソフトウェア等で機能要件を満たすと認証を受けた製品には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証マークが付されています。
また、独自開発されるシステムを対象に税務署及び国税局に事前相談窓口を設けています。　

スキャナ保存

文書保存の負担軽減を図る観点から、各税法で保存が義務づけられている書類は、一定の要件の下で、紙のままではなくスキャナで読み取った電子データの形式で保存することができます。

対象となる書類は？

取引相手から受け取った書類

自己が作成して取引相手に交付する書類の写し

（例）契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書　など

「スキャナ」とは？

書面を電子データに変換する入力装置のうち次の要件を満たすもの

解像度：200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上による読み取りができること

色調：カラー画像による読み取りができること

※資金や物の流れに直結しない「一般書類」を保存する場合には、グレースケール画像でも可

スマホやデジカメもOK

必要な手続きは？

スキャナ保存の開始に当たって、特別な手続は、原則必要ありません。

令和4年1月1日以後は、事前に税務署長の承認を受ける必要もなく、任意のタイミングで始められます。また、スキャナ保存は書類の種類ごとに行うことができます。※過去分重要書類のスキャナ保存には、届出書を提出する必要があります。

要件を満たすかどうかの確認

要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。

市販のソフトウェア等で機能要件を満たすと認証を受けた製品には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証マークが付されています。
また、独自開発されるシステムを対象に税務署及び国税局に事前相談窓口を設けています。　

電子取引

請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

申告所得税・法人税に関して、帳簿書類の保存義務があるすべての方が対象で、対応する必要があります。

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません（事前申請等は不要）。

令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要ですので、そのために必要な準備をする必要があります。

保存すべき電子データは？

紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ

（例）請求書、領収書、契約書、見積書など

※受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。

※例えば、電子メールの本文・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB上でおこなった備品等の購入に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります（PDFやスクリーンショットによる保存も可）。

どのように保存する必要があるのか？

改ざん防止のための措置をとる

「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る」でも構いません。

「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

専用システムを導入していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。

※2年（期）前の売上が1,000万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードの求め（税務職員への掲示等）に対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。

ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

改ざん防止のための措置について

システム費用等をかけずに導入できる「改ざん防止のための処理規程」については国税庁HPでサンプルが公表されています。

検索機能を確保する簡易な方法について

表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
→表計算ソフト等で索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法

規則的なファイル名を付す方法
→データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法

罰則

1. デジタルデータの改ざんや捏造をした場合は、重加算税が10％割増。通常35％→45％に。
2. 青色申告の取消し
3. 消費税の仕入税額控除を否認